Ondernemingen houden zich voornamelijk bezig met hun afnemers, omdat daar de omzet te behalen is. Maar bij de inkoop kan er ook geld verdiend worden, dus door een beter inkoopbeleid kunnen de kosten beperkt worden. Het is dus belangrijk dat je gebruik maakt van een goed gestructureerd inkoopproces. Dit inkoopproces kan opgedeeld worden in 6 stappen die hieronder worden toegelicht:
Specificeren: Bij specificeren draait het erom dat het product/dienst dat wordt ingekocht aan bepaalde specificaties voldoet. Deze specificaties kunnen zijn: Functionele specificatie: prestatie, output, gebruikersdoel etc. Technische specificatie: waar moet het product gebruikt worden? Commerciële specificatie: budget, kosten. Logistieke specificatie: éénheid, verpakking.
Selecteren: Tijdens het selecteren ga je kijken naar de specificaties die reeds opgesteld zijn en zoek je hierbij een leverancier. Het is dan belangrijk dat je overweging gaat maken wat voor jou het belangrijkst is en dan tussen de leveranciers gaan vergelijken.
Contracteren: Bij het contracteren proberen ondernemingen met elkaar een overeenkomst af te sluiten. Deze overeenkomst kan worden beïnvloed door gebruik te maken van schaalvoordelen, kortingen en contracten voor langere duur. Door te onderhandelen elkaar voordelen bieden. In z’n contract dient alles goed afgesproken te zijn, van mutaties tot looptijd.
Bestellen: Bij het bestellen komen er een hoop kosten te kijken, het is dan ook belangrijk dat je kosten zo laag mogelijk probeert te houden. Bijv. Als er 200 eenheden meer besteld worden dan verkocht worden, betaal je over deze eenheden opslag kosten. Het is dus belangrijk dat je gebruik maakt van een goede bestel strategie.
Bewaken: Het hele inkoop proces moet bewaakt worden. Houdt iedereen zich aan de gemaakte afspraken die in het contract vermeld zijn? Denk hierbij aan leveringstijden, kwaliteit en kosten. Is dit niet het geval zal hier direct op ingespeeld moeten worden. Dit kan leiden tot contactbreuk, indien de afspraken helemaal niet nagekomen worden.
Nazorg: Het is belangrijk om een goede nazorg te hebben. Enkele punten om op te letten zijn dan ook: Zijn alle mogelijke klachten afgehandeld worden? Moet het contract herzien worden? Hoe waren zijn prestaties? (Hierbij is vergelijkingsmateriaal nodig.)